privacy verklaring

Rechtsgrond en doel voor de verwerking van persoonsgegevens

Stichting Prepare the Way (‘de stichting’) is statutair gevestigd in Harskamp en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89435443. De stichting is per mail te bereiken op info (at) preparetheway.nl en telefonisch via 06 24155797. In dit document wordt uitgelegd hoe de stichting omgaat met de persoonsgegevens van donateurs, contactpersonen en de achterban. We beschrijven bijvoorbeeld wat voor soort gegevens verzameld worden en met welk doel die gebruiken worden. Daarnaast wordt uitgelegd op grond van welke wetten de gegevens verwerkt worden.

Bezoekers van deze website hebben alleen maar te maken met het gedeelte over cookies (zie hieronder), het invullen van het contactformulier en eventueel het invullen van hun bankgegevens bij het doen van een online donatie. Zie hieronder hoe wij omgaan met gegevens van donateurs. 

Rechtsgrond en doel voor de verwerking van persoonsgegevens

De rechtsgrond voor het verzamelen van persoonsgegevens is dat de betrokkenen hiervoor toestemming hebben verleend. Alleen die persoonsgegevens worden verzameld die nodig zijn voor de uitvoering van het doel van de stichting: de uitvoer van de visie. Om deze visie te verwezenlijken wordt geld gedoneerd. Dit geld verdeelt de stichting onder projecten die deze visie handen en voeten geven. De donateurs en de achterban worden geïnformeerd over de uitvoer van deze visie. Zonder de verzamelde persoonsgegevens kan de stichting haar diensten (zoals net benoemd) niet goed uitvoeren.

Bij projecten die ondersteund worden is er een verplichting vanuit de Belastingdienst dat de stichting op de hoogte is van contactgegevens en de gang van zaken binnen het project. Stichting Prepare the Way heeft als ANBI-stichting namelijk de verantwoordelijkheid dat minimaal 90% van het gedoneerde geld rechtstreeks wordt uitgegeven aan het uitvoeren van de visie en dus ‘het goede doel’. Om hieraan te voldoen is het nodig over voldoende informatie te beschikken. Wanneer een project geen persoonsgegevens wil delen met de stichting dan kunnen zij niet ondersteund worden, omdat dan niet aan deze verplichting voldaan kan worden en omdat de administratieve werkzaamheden t.b.v. de ondersteuning dan niet uitgevoerd kunnen worden.

Soorten persoonsgegevens en de termijn van verwerking 

Projecten

In eerste plaats worden persoonsgegevens verwerkt wanneer een project ondersteund wordt door de stichting.Het betreft dan persoonsgegevens die de contactpersoon aan ons verstrekt en gegevens rondom het project. 

Om de ondersteuning goed uit te kunnen voeren worden de volgende gegevens verwerkt: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, geboortedatum, BSN, e-mail en bankrekeningnummer. Tevens worden de visie, werkwijze, locatie en doelen overgenomen uit aangeleverde informatie. Dit zijn niet altijd persoonsgegevens, maar de informatie bevat in sommige gevallen wel één of enkele (bijzondere) persoonsgegevens zoals levensovertuiging van de zendeling die contactpersoon is. 

Er wordt een projectomschrijving en documentatie van de gang van zaken in dat project opgesteld, om de donaties en uitvoeren van het projectdoel en visie goed bij te kunnen houden. Opstellen van genoemde documenten gebeurt vanuit verplichting aan de Belastingdienst om zeker te maken van 90% van de ANBI-giften terecht komen bij het doel waarvoor deze gedoneerd zijn.

In deze documenten worden persoonsgegevens verzameld zoals: naam, adres, bankrekeningnummer, telefoonnummer en e-mailadres. De aangeleverde informatie wordt door de stichting gedurende de ondersteuningstijd eventueel aangevuld met door de contactpersoon verstuurde nieuwsbrieven, updates, gespreksverslagen en soortgelijke informatie.

In het geval dat een project structurele ondersteuning ontvangt van de stichting worden alle giften en devoortgang geregistreerd volgens alle regelgeving van de Belastingdienst. De stichting bewaart deze informatie tijdens de wettelijk vastgestelde termijn van 7 jaar. Deze termijn gaat in na het stopzetten van de ondersteuning aan het project.

Voor storten van giften aan de contactpersoon van een project wat ondersteund wordt, verwerkt de financiële administratie van elke contactpersoon de naam, bankrekeninggegevens, projectnummer en telefoonnummer. Zonder deze gegevens kan de betaling niet verwerkt worden, zodoende zijn deze gegevens nodig voor het uitvoeren van de basis werkzaamheden. Voor het ontvangen van giften van donateurs verwerkt de stichting denaam en het bankrekeningnummer van de betreffende donateur. Deze staan in het financiële systeem. De stichting bewaart deze financiële gegevens gedurende de wettelijke termijn gesteld door de Belastingdienst van 7 jaar.

Achterban

Aan personen die zich hebben opgegeven voor onze nieuwsbrief stuurt de stichting regelmatig een update betreffende onze activiteiten. In kader hiervan bewaren wij enkel naam en e-mailadres, deze worden verwijderd wanneer iemand zich afmeldt via de knop ‘afmelden’ of op andere wijze aangeeft deze informatie niet meer op prijs te stellen.

Sponsors

Er worden persoonsgegevens verwerkt van de sponsors die de stichting regelmatig ondersteunen. Het betreft persoonsgegevens die de sponsor aan de stichting verstrekt voor communicatie. Om de relatie goed te onderhouden worden de volgende gegevens verwerkt: naam, postadres, telefoonnummer, e-mail en bankrekeningnummer. De stichting bewaart de financiële gegevens gedurende de wettelijke termijn gesteld door de Belastingdienst van 7 jaar. De overige gegevens worden verwijderd wanneer de sponsor stopt met de ondersteuning. 

Contactformulier website

Daarnaast worden er persoonsgegevens verwerkt wanneer het contactformulier op onze website wordt ingevuld voor het stellen van een vraag of om contact op te nemen. Het betreft dan naam en e-mailadres, die informatie is nodig om contact op te kunnen nemen om de vraag te beantwoorden. Deze gegevens worden niet in een database opgeslagen en niet gebruikt om nieuwsbrieven te versturen.

Delen van persoonsgegevens met derden

De stichting deelt alleen persoonsgegevens van projecten en donateurs met derden als dit nodig is voor het uitvoeren van de basiswerkzaamheden en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Dit betreft hoofdzakelijk het opslaan van gegevens op externe servers van diensten zoals Gmail en Dropbox en ondersteuning door een accountant. Soms moeten wij bij controle of vragen persoonsgegevens wettelijk verplicht delen met overheidsinstanties zoals de Belastingdienst.

Doorgeven van informatie aan verwerkers

Persoonsgegevens worden niet verwerkt door bedrijven die door de stichting zijn ingeschakeld voor de uitvoering van de basiswerkzaamheden. De wet noemt deze bedrijven ‘verwerkers’. Dit zou bijvoorbeeld een bedrijf welke de boekhouding of salarisadministratie uitvoert kunnen betreffen. In het geval van stichting Prepare the Way zijn er geen externe verwerkers betrokken.

Cookies

De stichting gebruikt cookies op deze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op de computer, tablet of smartphone van de websitebezoeker. De cookies die gebruikt worden zijn nodig voor de technische werking van de website en voor gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Stichting Prepare the Way gebruikt alleen technische cookies, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op de privacy. De website heeft geen tracking cookies. Afmelden voor cookies is mogelijk door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast is het mogelijk alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen.

Jouw privacy-rechten 

Gegevens die niet langer nodig zijn worden verwijderd (nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken). Elke betrokkene heeft het recht om eigen persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast is er het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van eigen persoonsgegevens door Stichting Prepare the Way en het recht op overdragen van gegevens. Dat betekent er een verzoek ingediend kan worden om de persoonsgegevens die wij verwerken in een computerbestand te verstrekken.

Er kan een verzoek gedaan worden tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens sturen via het contactformulier. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene zelf is gedaan vragen wij wel altijd om identificatie. Er wordt zo snel mogelijk, maar zeker binnen vier weken, gereageerd op het verzoek.

Beveiliging van persoonsgegevens

Stichting Prepare the Way neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via het contactformulier.

Aanpassen privacyverklaring

Stichting Prepare the Way behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. De huidige privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in maart 2023.